Si o Si de la Contabilidad Electrónica

Introducción

En este artículo se explica qué disposiciones legales regulan la contabilidad que deben llevar las donatarias autorizadas y qué elementos debe contener para cumplir con los requisitos establecidos por el SAT. También se abordan los plazos, medios de envío y consecuencias de no presentar la información contable conforme a las reglas vigentes.

Marco legal

a.     Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR)

El artículo 86, fracción I, establece la obligación particular de las donatarias autorizadas de llevar contabilidad. Precisa que esta debe realizarse conforme al Código Fiscal de la Federación, su Reglamento y el Reglamento de la propia Ley del ISR, además de efectuar los registros correspondientes respecto de sus operaciones.

b.    Código Fiscal de la Federación (CFF)

El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, en su apartado A, menciona que la contabilidad se integra por los registros contables electrónicos, todos los papeles de trabajo, la documentación soporte de esos registros, la información declarada, los registros administrativos y recientemente la información relativa al beneficiario controlador;, la fracción IV del mismo artículo dispone que deberán ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, conforme a la RMF. El artículo 30 establece que el plazo para conservar la información contable es de cinco años como regla general.

c.     Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF)

El artículo 33 del RCFF establece los documentos e información que integran la contabilidad, así como los requisitos de los asientos contables. En su fracción XVII señala que las donatarias autorizadas deben llevar un control de los donativos de los bienes recibidos, el cual deberá permitir identificar a los donantes, los bienes recibidos, los bienes entregados a sus beneficiarios, las cuotas de recuperación que obtengan por los bienes recibidos en donación y el registro de la destrucción o donación de las mercancías o bienes en el ejercicio en el que se efectúen.

d.    Resolución Miscelánea Fiscal vigente

En particular, la Sección 2.8.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal —referida a la contabilidad, declaraciones y avisos— contiene las disposiciones generales aplicables a la contabilidad. Esta sección establece lineamientos relevantes sobre el contenido, medios y plazos que deben observarse en armonía con lo previsto en el Código Fiscal de la Federación y demás ordenamientos aplicables. La regla 2.8.1.5 establece que deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML y establece que debe contener el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas y los auxiliares de cuenta.

Contenido

a.     Catálogo de cuentas

Es el documento que detalla, de forma ordenada, todos los números (claves) y nombres de las cuentas que se utilizan en la contabilidad de un ente económico. Se debe enviar al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel. A este catálogo se le añade un campo específico con el código agrupador de cuentas del SAT, conforme al Anexo 24, apartado A, inciso a).

El código agrupador es una clave numérica estandarizada que permite al SAT identificar la naturaleza y el tipo de operaciones que refleja cada cuenta.

Elegir un código agrupador incorrecto puede distorsionar el sentido de una operación, dar lugar a interpretaciones erróneas y actos de molestia por parte de la autoridad.

Los contribuyentes deben vincular cada cuenta o subcuenta de su catálogo con el código agrupador del SAT que resulte más adecuado, de acuerdo con su naturaleza y características.

El catálogo de cuentas sirve como base para obtener la descripción correspondiente en la balanza de comprobación, por lo que es indispensable verificar que el número de cuenta utilizado sea el mismo tanto en el catálogo como en la balanza, dentro del mismo periodo.

b.    Balanza de comprobación

La balanza de comprobación es el documento contable que incluye y enlista los saldos y movimientos de todas las cuentas y subcuentas utilizadas que además muestran la afectación en las distintas cuentas.

Debe incluir los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas las cuentas, y permitir identificar los impuestos por cobrar y por pagar, así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados; las cuentas de ingresos deberán distinguir las distintas tasas, cuotas y las actividades por las que no se deba pagar el impuesto.

c.     Pólizas y auxiliares

Las pólizas del periodo son documentos internos donde se registran las operaciones desarrolladas por un ente económico, detallando la información necesaria para su identificación. Deberá permitir la identificación del comprobante fiscal que ampare la transacción, así como el método de pago. En cada póliza se deben distinguir los folios fiscales de los comprobantes que soporten la operación, permitiendo identificar la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate, de conformidad con el artículo 33, apartado B, fracción III del Reglamento del CFF.

Marco contable

Para los efectos de la regla 2.8.1.5 se entenderá que la información contable será aquella que se produce de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, o bien, el marco que esté obligado a aplicar por alguna disposición legal o normativa, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), y en general cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente emitido por el organismo profesional competente en esta materia y encontrarse vigente en el momento en que se deba cumplir con la obligación de llevar la contabilidad.

Envío

En los términos de la regla 2.8.1.6 la contabilidad electrónica debe enviarse a través de:

El portal “Trámites y Servicios” del SAT, seleccionando el apartado: Personas o Empresas → Otros trámites y servicios → Contabilidad electrónica → Envía tu contabilidad electrónica.

Plazos de envío

i.            Catálogo de cuentas

Se envía por primera vez junto con la presentación de la primera balanza de comprobación del ejercicio. Si posteriormente se modifica el catálogo en los niveles ya reportados (cuentas de mayor o subcuentas de primer nivel), debe reenviarse actualizado a más tardar con la balanza del mes en que se realizó la modificación.

ii.            Balanza de comprobación mensual

Se presenta mensualmente, a más tardar dentro de los primeros tres días del segundo mes posterior al que corresponde la información.

iii.         Balanza de cierre de ejercicio

Se presenta mensualmente, a más tardar dentro de los primeros tres días del segundo mes posterior al que corresponde la información.

iv. Pólizas y auxiliares

Se deben entregar cuando les sean requeridas dentro del ejercicio de las facultades de comprobación de la autoridad como requisito en la presentación de solicitudes de devolución o compensación.

Errores

Si al enviar los archivos el sistema del SAT detecta errores técnicos, existen facilidades para reenviar:

• Los archivos pueden enviarse nuevamente por la misma vía, tantas veces como sea necesario, hasta que sean aceptados, dentro del plazo original de vencimiento.

  
  

• Si el rechazo ocurre dentro de los dos últimos días previos al vencimiento, la notificación de rechazo llegará a través del Buzón Tributario. En ese caso, se permite reenviar el archivo por la misma vía dentro de los cinco días siguientes a la notificación. Una vez aceptados, se considerarán presentados en tiempo.

  
  

Correcciones

Si después de enviar los archivos el contribuyente detecta errores u omisiones que modifican la contabilidad, podrá sustituirlos enviando nuevamente los archivos corregidos dentro de los cinco días posteriores a la fecha en que se haya efectuado la modificación.

Contribuyentes sin acceso a Internet

En casos excepcionales, si el contribuyente no puede enviar la información por falta de Internet podrá acudir a cualquier Administración Desconcentrada de Servicios al Contribuyente (ADSC), donde un asesor fiscal le asistirá en el envío utilizando las salas de Internet del SAT.

Epílogo

El artículo 81, fracción XLI, del CFF señala como infracción no ingresar la información contable en la página del SAT, hacerlo fuera de plazo, con alteraciones que impidan su lectura o sin apego a las reglas aplicables.

El artículo 82, fracción XXXVIII, establece que esta infracción se sanciona con una multa de $7,110.00 a $21,310.00.

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